RESUMEN

La Coalición TransLatin@ (TLC) es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la defensa y el apoyo de las comunidades translatinas a través de servicios, el desarrollo del liderazgo e iniciativas de justicia social.

TLC busca un asistente administrativo organizado, meticuloso y proactivo para apoyar las operaciones administrativas y la organización de las actividades de cumplimiento de los contratos. El titular de este puesto trabajará en estrecha colaboración con el administrador ejecutivo y el director del programa TGI RISE para garantizar la eficiencia de los procesos administrativos, la precisión en el mantenimiento de registros, la coordinación oportuna de las actividades de la organización y el cumplimiento de los requisitos contractuales y de financiación. El asistente administrativo actuará como recurso clave de apoyo administrativo para el equipo directivo, al tiempo que se encarga de mantener y desarrollar las herramientas organizativas relacionadas con las diversas actividades del programa y el mantenimiento de registros.

Este puesto implica colaborar en la gestión de contratos, la gestión de archivos, la preparación de informes de seguimiento y las operaciones administrativas. El candidato ideal deberá poseer sólidas habilidades organizativas, técnicas y de comunicación, una atención excepcional al detalle, capacidad para gestionar múltiples prioridades y un compromiso con el mantenimiento de la confidencialidad y la profesionalidad. Este puesto está sujeto a un período de prueba de seis meses.

FUNCIONES ESENCIALES

Apoyo administrativo

• Respeta la asistencia y la puntualidad.

• Estar disponible para trabajar al menos cuarenta (40) horas a la semana en las instalaciones.

• Prestar apoyo administrativo al administrador ejecutivo y al director del programa TGI RISE.

• Mantener la confidencialidad en lo que respecta a la información relativa al personal, a los clientes, a las finanzas y a la organización.

• Demostrar profesionalidad y un excelente servicio al cliente en las interacciones con el personal, los socios de la comunidad, los subcontratistas, los financiadores y las partes interesadas.

• Realizar otras tareas que se le asignen para apoyar el funcionamiento de la organización.

• Coordinar reuniones, cursos de formación, teleconferencias y eventos.

• Preparar órdenes del día, materiales para las reuniones, presentaciones, informes y documentación de apoyo.

• Toma notas de las reuniones y distribuye las tareas de seguimiento según lo asignado.

• Redactar cartas, memorandos y comunicaciones internas.

• Supervisar los plazos del departamento y ayudar a la dirección a realizar un seguimiento de los resultados esperados y los proyectos administrativos.

• Coordinar los preparativos de viaje y el apoyo logístico según lo indicado.

• Mantener sistemas de archivo organizados, tanto electrónicos como físicos.

• Colaborar en proyectos especiales e iniciativas administrativas.

• Apoyar las operaciones diarias de la oficina y las mejoras en los procesos administrativos.

• Identifique y destaque los plazos y respuestas críticos.

• Debe disponer de un medio de transporte válido y de un seguro en vigor para poder realizar recados ocasionales, citas y visitas fuera de la oficina, según sea necesario.

• Llevar los registros de la organización de acuerdo con las políticas de conservación de documentos y los requisitos normativos aplicables.

• Apoyar el desarrollo y el mantenimiento de sistemas de archivo electrónicos y físicos para garantizar una gestión segura y eficiente de los documentos.

• Colaborar en la organización y el mantenimiento de los expedientes de subvenciones, contratos, proveedores y asuntos administrativos.

• Asegúrate de que los registros administrativos estén completos, actualizados y debidamente archivados.

• Colaborar en la introducción de datos, el mantenimiento de bases de datos y la elaboración de informes.

• Apoyar las iniciativas de mejora de los procesos organizativos relacionadas con la gestión de documentos y las operaciones administrativas.

Apoyo en materia de subvenciones, contratos y seguimiento

• Mantener en orden los expedientes de cumplimiento normativo relativos a subvenciones, contratos, subcontratistas, consultores y proveedores.

• Coordinar la recopilación y el seguimiento de la documentación necesaria, incluidos contratos, certificados de seguro, licencias comerciales, formularios W-9, certificaciones y otros documentos de cumplimiento normativo.

• Realice un seguimiento de los plazos de presentación de informes, los hitos contractuales, las fechas de renovación y los vencimientos de los documentos para garantizar el cumplimiento normativo continuo.

• Comunicarse con los subcontratistas, consultores, proveedores y personal interno para obtener la documentación que falte o que se haya actualizado en el marco del programa TGI RISE.

• Facilitar la incorporación de proveedores y subcontratistas verificando la documentación de cumplimiento necesaria, según sea preciso.

• Mantener sistemas de seguimiento del cumplimiento normativo, bases de datos, hojas de cálculo y registros electrónicos.

• Colaborar en la gestión de los contratos mediante el seguimiento de las fechas clave, los entregables y los plazos de renovación.

• Elaborar informes de cumplimiento, resúmenes de la documentación y registros para su revisión por parte de la dirección.

• Coordinar y organizar la documentación para auditorías, visitas de seguimiento, revisiones de los financiadores y evaluaciones de cumplimiento normativo.

• Asegurarse de que todos los registros de cumplimiento sean precisos, completos y estén fácilmente accesibles para cumplir con los requisitos organizativos, contractuales y de subvenciones.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS - Conocimientos, aptitudes y capacidad

• Se valorará estar en posesión de un título de grado asociado; se podrá sustituir por experiencia laboral equivalente.

• Se requiere una experiencia mínima de dos (2) años en tareas de apoyo administrativo.

• Se valorará la experiencia en el apoyo a directivos o al equipo directivo superior.

• Se valorará la experiencia en el seguimiento del cumplimiento normativo, la administración de contratos, la gestión de subvenciones, la gestión de archivos o el control de documentos.

• Se valorará la experiencia laboral en el ámbito de las organizaciones sin ánimo de lucro.

• Excelente gestión del tiempo con capacidad para establecer prioridades y trabajar con un alto nivel de precisión en un entorno de ritmo rápido.

• Excepcional atención al detalle, gran capacidad de organización y actitud proactiva a la hora de anticiparse a las necesidades del departamento, además de capacidad para hacer un seguimiento de estrategias y proyectos a largo plazo.

• Gran capacidad de comunicación: oral, escrita e interpersonal para trabajar eficazmente con donantes y partes interesadas de alto nivel.

• Excepcional atención al detalle, gran capacidad de organización y actitud proactiva a la hora de anticiparse a las necesidades del departamento; capaz de hacer un seguimiento de estrategias y proyectos a largo plazo.

• Gran capacidad de comunicación: oral, escrita e interpersonal para trabajar eficazmente con donantes y partes interesadas de alto nivel.

• Asegúrate de que todos los mensajes de alta prioridad se destaquen y se respondan a tiempo.

• Identifique y destaque los plazos y respuestas críticos.

• Capacidad para gestionar múltiples proyectos y solicitudes entrantes de los supervisores; experiencia tomando la iniciativa y utilizando el juicio independiente en asuntos no rutinarios.

• Excelente gestión del tiempo con capacidad para establecer prioridades y trabajar con un alto nivel de precisión en un entorno de ritmo rápido.

• Gran capacidad de comunicación: oral, escrita e interpersonal para trabajar eficazmente con donantes y partes interesadas de alto nivel.

• Una prueba anual actualizada de tuberculosis - leída, revisada y fechada por un enfermero clínico antes del empleo y entregada anualmente a Recursos Humanos.

• Trabajar los fines de semana, por las tardes y en eventos especiales, según sea necesario.

CUALIFICACIONES NO ESENCIALES - Conocimientos, habilidades y aptitudes

• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

• Gran atención al detalle y a la precisión.

• Capacidad para establecer prioridades entre varias tareas y cumplir con los plazos.

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.

• Excelentes habilidades interpersonales y de atención al cliente.

• Capacidad para actuar con buen criterio y mantener la confidencialidad.

• Capacidad demostrada para crear, mantener y organizar sistemas de seguimiento, hojas de cálculo, bases de datos y sistemas de archivo con un alto grado de precisión.

• Experiencia en la gestión de registros confidenciales de la organización y documentación relativa al cumplimiento normativo.

• Dominio de la suite Microsoft Office, Google Workspace y la tecnología ofimática habitual.

• Capacidad para trabajar de forma autónoma y, al mismo tiempo, colaborar eficazmente en un entorno de equipo.

• Capacidad para identificar problemas, recomendar soluciones y llevar a cabo los proyectos hasta su finalización.

• Conocimiento de las necesidades y cuestiones políticas específicas de las personas TGI.

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN

• Este puesto no tiene responsabilidades de supervisión.

REQUISITOS FÍSICOS

En el desempeño de las funciones propias de este puesto, el empleado debe, de forma habitual:

• Sentarse, ponerse de pie, caminar, hablar y oír.

• Utilizar las manos y los dedos para manejar equipos de oficina y ordenadores.

• Levantar y transportar ocasionalmente objetos que pesen hasta veinte (20) libras.

• Utilizar un ordenador y otros equipos de oficina durante largos periodos de tiempo.

CONDICIONES AMBIENTALES

• Entorno de oficina ergonómicamente seguro con ordenador de sobremesa, escritorio, silla y luz natural procedente de las ventanas.

• De vez en cuando, en el trabajo de campo, lo que incluye, entre otros, mítines, fiestas comunitarias, conferencias, discotecas y otros lugares de divulgación que frecuenta la población objetivo. Debe sentirse cómodo con las condiciones ambientales de dichos lugares, como el nivel de ruido, los clientes agresivos, el consumo de sustancias, etc. 

• Asistencia ocasional a actos comunitarios, conferencias y otros eventos.

• Debe sentirse cómodo con las condiciones ambientales de los lugares donde se celebren los eventos, como el nivel de ruido, los clientes agresivos y el consumo y abuso de sustancias.

• Como parte de nuestro compromiso de mantener un entorno de trabajo seguro y productivo, es posible que se exija a los candidatos a este puesto someterse a pruebas aleatorias de detección de drogas. La prueba de detección de drogas podrá realizarse en cualquier fase del proceso de selección y se llevará a cabo de conformidad con la legislación aplicable y

NECESIDADES MENTALES

• El candidato a este puesto debe adaptarse a todo lo siguiente: distracciones constantes, interrupciones, cambios incontrolables en las prioridades/horarios de trabajo, disponibilidad para realizar guardias después del horario laboral habitual y exposición a comportamientos y lenguaje inapropiados de otras personas.

ENTORNO LABORAL

• Entorno de oficina profesional.

• Uso frecuente de ordenadores, equipos de oficina y sistemas de comunicación electrónica.

• Asistencia ocasional a reuniones, cursos de formación, conferencias y actos comunitarios.

• En ocasiones, puede tener que desplazarse por la zona por motivos relacionados con la organización.

PRESTACIONES

Se ofrecen las siguientes prestaciones a los empleados a tiempo completo:

• Seguro médico a cargo del empleado: tras un periodo de prueba de 60 días.

• Dental pagado por el empleado - después de un período de prueba de 60 días.

• Visión pagada por el empleado: tras un periodo de prueba de 60 días.

• Baja por enfermedad: a partir de los 90 días.

• Días de vacaciones: tras un periodo de prueba de seis meses.

• Paga de vacaciones: tras un periodo de prueba de seis meses.

• Plan de jubilación 403(b): tras superar con éxito un periodo de prueba de seis meses.

• Tiempo sabático - elegible tras seis años consecutivos de empleo.