RESUMEN

La Coalición TransLatin@ (TLC) es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la defensa y el apoyo de las comunidades translatinas a través de servicios, el desarrollo del liderazgo e iniciativas de justicia social.

transgénero /la empleado/a de recepción (FDA) está bajo la supervisión del/de la responsable de operaciones del Departamento de Operaciones y Servicios. Este puesto requiere que la persona sea flexible y trabaje algunas tardes y fines de semana según sea necesario. Se valora muy positivamente la experiencia en el trabajo con personas transgénero de género no binario, así como el conocimiento de la población destinataria. Se requieren conocimientos sobre la gestión de programas, la planificación de horarios y la asistencia administrativa a los miembros del equipo directivo, así como sobre los recursos transgénero y los centros sociales de la zona de Los Ángeles. Se requiere experiencia en educación para la prevención del VIH, atención sanitaria y recursos. El/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el/la/el

FUNCIONES ESENCIALES

El/la empleado/a de recepción debe demostrar un conocimiento profundo de los programas de la organización, el modelo de prestación de servicios y los procesos de derivación para atender de manera eficaz a los clientes, visitantes y personal. Esta función es responsable de gestionar los calendarios de reservas para todas las reuniones de TLC y los espacios de oficina compartidos, coordinar las citas de admisión y evaluación de los clientes, y garantizar la programación oportuna, el establecimiento de prioridades y las comunicaciones de seguimiento. El/la recepcionista gestionará las comunicaciones por correo electrónico de la organización supervisando las bandejas de entrada, priorizando la correspondencia, redactando respuestas y garantizando una comunicación oportuna y profesional. Otras responsabilidades incluyen el seguimiento y la organización precisos de la documentación operativa y relacionada con los programas, como los registros de asistencia a las reuniones de la junta directiva, los manuales de operaciones, los gastos de los programas, los materiales relacionados con el presupuesto y otros archivos administrativos. El puesto también apoya la coordinación de reuniones mediante el registro, la organización y la distribución de las actas de las reuniones del personal, y la asistencia en proyectos administrativos y operativos para garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina y los programas en el día a día.

• Mantenga una asistencia, puntualidad y fiabilidad ejemplares, ya que llegar a tiempo es un requisito fundamental del puesto.

• Estar disponible para trabajar un mínimo de 40 horas semanales y garantizar una cobertura diaria fiable en las operaciones de atención al público.

• Saludar, dar la bienvenida y orientar a los visitantes, clientes y miembros de la comunidad de forma profesional y respetuosa.

• Gestionar las operaciones de recepción, incluyendo la atención telefónica, la comunicación por correo electrónico, el acceso de visitantes y el reenvío de mensajes.

• Coordinar el flujo de clientes que acceden a los servicios de la organización y prestar apoyo administrativo al personal de atención directa.

• Mantener registros de clientes y documentación de servicios precisos y actualizados en la base de datos de la organización.

• Llevar un control de los plazos, elaborar informes y facturas, y realizar otras tareas administrativas relacionadas con las operaciones de atención al público.

• Comunicar los cambios en los horarios, las nuevas prioridades y las novedades operativas al personal, a los clientes y a los visitantes para garantizar la continuidad y la capacidad de respuesta.

• Actuar como enlace y filtro de las comunicaciones de recepción, al tiempo que se gestionan simultáneamente múltiples tareas administrativas.

• Asegúrese de que las comunicaciones urgentes o de alta prioridad se identifiquen y se atiendan con prontitud.

• Apoyar las operaciones de la oficina coordinando las solicitudes de mantenimiento, tramitando las órdenes de trabajo y garantizando el funcionamiento eficiente de los sistemas de la oficina.

• Supervisar y mantener los sistemas de telecomunicaciones, impresión e informáticos para facilitar las operaciones diarias.

• Gestionar el inventario de material de oficina y equipos, coordinar los servicios de los proveedores y organizar las reparaciones o el mantenimiento según sea necesario.

• Prestar apoyo en la distribución diaria de alimentos y otras actividades operativas de primera línea.

• Mantener la zona de recepción y el centro de acogida en condiciones seguras, limpias y ordenadas, de conformidad con las políticas y procedimientos de la organización.

• Siga los protocolos de seguridad y colabore en la aplicación de medidas que garanticen un entorno seguro para los clientes, el personal y los visitantes.

• Ayudar a calmar los conflictos y a mantener el orden en los espacios comunes para clientes y personal.

• Mantener los directorios de empleados y departamentos para facilitar la comunicación entre los visitantes y el personal.

• Aportar soluciones creativas y estratégicas para mejorar el funcionamiento de la oficina, la productividad y la experiencia del cliente.

• Fomenta prácticas eficaces de planificación de turnos del personal teniendo en cuenta los descansos, las comidas y las necesidades de cobertura operativa.

• Prestar apoyo ocasional en materia de transporte para recados, citas y visitas fuera de las instalaciones, según sea necesario; se requiere carné de conducir válido, medio de transporte fiable y seguro vigente.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS - Conocimientos, aptitudes y capacidad

• Orienta a los visitantes mediante el mantenimiento de los directorios de empleados y departamentos.

• Sigue los procedimientos y protocolos de seguridad para mantener el orden entre los clientes y el personal, abordar los problemas que surjan relacionados con conflictos y garantizar la adopción de las medidas adecuadas para resolverlos.

• Cumpla con los procedimientos, normas y reglamentos de TLC para mantener la zona de recepción y de espera limpia y segura.

• Presta apoyo a todas las actividades relacionadas con la organización, incluyendo a los voluntarios, el personal y los becarios.

• Contribuye a crear un buen ambiente en la agencia y en el lugar de trabajo, y motiva tanto al personal como a los clientes.

• Asegúrate de que todos los mensajes de alta prioridad se destaquen y se respondan a tiempo.

• Identifique y destaque los plazos y respuestas críticos.

• Excelentes habilidades de gestión del tiempo, con capacidad para establecer prioridades y trabajar con precisión en un entorno dinámico.

• Gran atención al detalle, muy organizado.

• Se requieren sólidas habilidades de comunicación —tanto oral como escrita e interpersonal— para trabajar con eficacia en el día a día, que plantea exigencias de alto nivel.

CUALIFICACIONES NO ESENCIALES - Conocimientos, habilidades y aptitudes

• Experiencia y conocimientos de Microsoft Office y Google Workspace.

• Preferiblemente bilingüe en español e inglés.

• Conocimiento de las necesidades y cuestiones políticas específicas de las personas TGI.

• Excelente capacidad de redacción y lectura.

RESPONSABILIDADES DE SUPERVISIÓN

• Este puesto no tiene responsabilidades de supervisión.

REQUISITOS FÍSICOS

• En el desempeño de este trabajo, el candidato suele pasar tiempo sentado, de pie, caminando, conduciendo con frecuencia, transportando (máx. 20 lbs), levantando (máx. 20 lbs), escuchando y hablando.

CONDICIONES AMBIENTALES

• Entorno de oficina ergonómicamente seguro con ordenador de sobremesa, escritorio, silla y luz natural procedente de las ventanas.

• De forma ocasional, en el trabajo de campo, incluyendo, entre otros, mítines, fiestas populares, conferencias, discotecas y otros lugares de divulgación que frecuenta la población destinataria. Debe sentirse cómodo con las condiciones ambientales de dichos lugares, como los niveles de ruido, los clientes agresivos y el consumo de sustancias.

• Asistencia ocasional a eventos comunitarios, conferencias y otros actos.

• Debe sentirse cómodo con las condiciones ambientales de los lugares donde se celebren los eventos, como el nivel de ruido, los clientes agresivos y el consumo y abuso de sustancias.

• Como parte de nuestro compromiso de mantener un entorno de trabajo seguro y productivo, es posible que los candidatos a este puesto deban someterse a pruebas aleatorias de detección de drogas. La prueba de detección de drogas puede realizarse en cualquier fase del proceso de contratación y se ajustará a las leyes y normativas aplicables.

NECESIDADES MENTALES

• El candidato a este puesto debe ser capaz de adaptarse a cualquiera o a todas las siguientes situaciones: distracciones e interrupciones constantes; cambios incontrolables en las prioridades o los horarios de trabajo; disponibilidad para estar de guardia o de servicio fuera del horario laboral habitual; y exposición a comportamientos y lenguaje inapropiados por parte de otras personas.

PRESTACIONES

Se ofrecen las siguientes prestaciones a los empleados a tiempo completo:

• Seguro médico a cargo del empleado: tras un periodo de prueba de 60 días.

• Dental pagado por el empleado - después de un período de prueba de 60 días.

• Visión pagada por el empleado: tras un periodo de prueba de 60 días.

• Baja por enfermedad: a partir de los 90 días.

• Días de vacaciones: tras un período de prueba de seis meses.

• Plan de jubilación 403(b): tras superar con éxito un periodo de prueba de seis meses.

• Tiempo sabático - elegible tras seis años consecutivos de empleo.